1. Définition

Depuis les années 1990-2000, la multiplication des dispositifs de démocratie participative organisés par des autorités publiques a conduit à une professionnalisation du secteur de la participation citoyenne (Mazeau, Nonjon, 2018). L’amélioration continue des processus et la structuration d'un marché concurrentiel via la commande publique ont renforcé le recours à des professionnels de la participation (agents publics, opérateurs privés ou acteurs associatifs) formés et expérimentés, maîtrisant à la fois exigences légales, méthodes participatives et enjeux stratégiques, sans pour autant négliger la connaissance et la pratique du terrain.

Ainsi, un·e professionnel·le de la participation peut être défini comme « une personne travaillant dans le secteur public ou privé qui est rémunérée pour concevoir, mettre en œuvre et/ou animer des forums participatifs » (Bherer, Gauthier & Simard, 2017).

Au sein de cette définition, une grande hétérogénéité caractérise les profils de ces professionnels. Les termes utilisés pour les désigner, tels que praticiens de la délibération, facilitateurs, ingénieurs de la concertation…, témoignent de leur diversité (Bottin, Mazeaud, 2023). Dans cette mosaïque, on retrouve des agents publics, parfois au sein de services communaux ou régionaux spécifiques, des consultants de cabinets privés, des chercheurs, mais aussi des coordinateurs de projets au sein d'associations ou de coopératives,… . Pour certains, il s'agit d'un cœur de métier exclusif, tandis que pour d'autres, il s’agit d’une compétence complémentaire à une expertise initiale telle que l’urbanisme, le développement durable ou la communication (Mazeaud, Nonjon, 2022).

Bien qu’il existe des formations en participation et en concertation, ces compétences sont bien souvent acquises par l’expérience, l’expérimentation et les échanges entre pairs.

Il ne s’agit pas d’un métier unique et stabilisé, mais plutôt d’un ensemble de pratiques et de compétences qui s’articulent durant les différentes étapes d’un processus participatif. Cette diversité peut justifier le recours à des soutiens externes. Le recours à ces prestations vise le plus souvent à répondre à des besoins ponctuels, qu’il s’agisse d’un renfort en main-d’œuvre ou d’une expertise spécifique. Mais il peut aussi prendre la forme d’un accompagnement méthodologique plus complet pour penser et concevoir un dispositif ou une politique de participation. Parmi les prestations ponctuelles, on peut penser à : l’organisation d’un tirage au sort ou d’une prestation directe, telle que l’animation, la captation ou la restitution. Il existe aussi des formations, par exemple aux méthodes d’animation, qui visent à l’internalisation de ces compétences au sein des organisations qui organisent ces démarches de participation.

2. Les fonctions selon les étapes du processus participatif

L'organisation d'une démarche participative mobilise de nombreuses missions. Si certains prestataires proposent un accompagnement global et transversal de « A à Z » (Lot n°1 de la Centrale de marchés du Service), d'autres rôles spécifiques existent, propres à chacune des différentes phases du processus.

Bon à savoir – Centrale de marchésAfin de simplifier vos procédures administratives, le Service de la Participation de la Région bruxelloise met à votre disposition une Centrale de marchés. Celle-ci propose un éventail de prestataires de qualité présélectionnés selon les règles de marchés publics. Ceux-ci sont répartis en 6 lots distincts regroupant les différentes étapes d’un processus participatif et ses expertises. Au fil du texte, nous indiquons les liens entre des missions et les lots de la centrale de marchés.

2.1 Avant : Cadrage, design et analyse

La première phase correspond à un travail de cadrage et de conception méthodologique. Dans cette phase préparatoire, il s’agit de traduire une intention politique et un enjeu public en une démarche participative concrète et cohérente.

Cette phase de « design » (Lot n°2) consiste à définir la stratégie et la méthodologie du projet participatif, tenant compte des moyens disponibles, du niveau de participation souhaité et des marges de manœuvre politiques et techniques. Il s’agit de comprendre les enjeux locaux, les caractéristiques du territoire, les acteurs en présence, mais aussi les éventuelles contraintes, qu’elles soient d’ordre politique, technique ou social. Il s’agira aussi d’identifier la population susceptible de participer (âge, langue, catégorie sociale, …) et de déterminer les freins qui pourraient les empêcher de le faire.

Notons qu’il est déjà possible d’impliquer des citoyens durant cette élaboration du dispositif. Cette implication peut notamment aider à favoriser une meilleure adhésion au projet par la suite. C’est pour cela qu’il convient de déterminer en amont le périmètre et l’ambition de la démarche de participation (marges de manœuvre et niveau de participation).

Quant au choix de la méthodologie, il est important de noter que chaque type de dispositif participatif présente des avantages et des limites. Les concepteurs ont donc pour tâche d’établir une feuille de route définissant le ou les dispositifs les plus adaptés. Idéalement, il ne s’agit pas d’appliquer de manière irréfléchie des méthodes standardisées, mais bien d’adapter des références et des pratiques au contexte d’un projet. Adaptées aux objectifs et aux publics visés, elles doivent aussi être ajustables aux évolutions futures du projet. Pour ces professionnels, autant commanditaires publics qu’opérateurs privés, une excellente capacité d’adaptation et de créativité est donc bien souvent nécessaire.

Que le processus soit internalisé ou non, il est important d’identifier en amont des indicateurs de réussite et, le cas échéant, des adaptations nécessaires.  Recourir à des prestataires externes peut d’ailleurs aider à apporter un regard extérieur critique sur le cadre du projet.

Cette étape de cadrage et de conception permet de clarifier les objectifs et d’identifier les réelles marges de manœuvre du processus, en planifiant un calendrier ainsi que les moyens budgétaires et humains disponibles ou nécessaires.

2.2 Pendant : Mobilisation, animation et facilitation

La mobilisation

La mise en œuvre d’un processus participatif implique un travail de mobilisation ou de recrutement (Lot n°5), qui vise généralement à garantir une composition du groupe en accord avec les objectifs poursuivis : mobiliser une catégorie de la population en particulier ou garantir une certaine diversité ou la meilleure représentativité possible. Dans un premier temps, leur rôle consiste à cadrer la stratégie de recrutement. Trois grandes options peuvent être distinguées pour recruter les participants, même si celles-ci peuvent être combinées selon les besoins.

Le recrutement ouvert repose sur un appel large accessible à toutes les personnes intéressées, mais tend à mobiliser surtout des publics déjà engagés. Opter pour un recrutement ouvert implique de concevoir une communication accessible, visible et compréhensible, tout en étant conscient des biais d’auto-sélection.

Le recrutement ciblé, quant à lui, consiste à inviter directement certains groupes définis à l’avance, ce qui permet d’atteindre des publics spécifiques mais introduit un biais de sélection.

Enfin, le tirage au sort vise à garantir une égalité des chances de participation. Il faut cependant garder à l'esprit que, selon la base de données utilisée (registre de population, liste électorale), il existe toujours des risques d'exclure certaines personnes. Par ailleurs, toutes les catégories d’une population ne réagiront pas également face à l’invitation, des biais de représentation persistent. Pour pallier cela et garantir une diversité du groupe, le tirage au sort est généralement stratifié, c'est-à-dire combiné à des quotas, à partir de critères définis tels que le genre, l'âge, le lieu de résidence ou la catégorie socioprofessionnelle.

En pratique, ces options se traduisent par une combinaison de méthodes de recrutement, mobilisées en ligne et en présentiel. Le rôle des professionnels consiste ici à sélectionner et articuler les canaux les plus pertinents en fonction du public visé. La communication grand public peut passer par des sites web, les réseaux sociaux, des campagnes d’affichage, tandis que les invitations dans le cadre d’un tirage au sort reposent souvent sur l’envoi de courriers ou d’appels téléphoniques.

En parallèle, les approches sur site comme le porte-à-porte, le démarchage en rue ou la présence sur des événements locaux visent à aller vers des publics peu touchés par les canaux de communication classiques. L’appui sur des relais locaux, tels que des associations ou des organisations de proximité, facilite également l’identification des méthodes les plus adaptées et renforce la confiance des possibles participants. Une attention particulière leur incombe pour inclure des publics dits éloignés de la participation, comme les personnes jeunes, en situation de précarité ou en situation de handicap.

Il est important de préciser que le travail de mobilisation et d’engagement ne s’arrête généralement pas après la constitution du panel, mais au contraire se poursuit tout au long du processus. Le professionnel en charge de cette mission doit s’assurer du maintien de la mobilisation du public sur le long terme, en particulier concernant les publics les moins disponibles du fait de leur condition d’existence. Dans la mesure où les dispositifs participatifs peuvent s’étendre dans le temps, maintenir la présence et l’engagement des participants est d’autant plus essentiel pour assurer la continuité, et donc la pertinence, du processus participatif.

L’animation et la facilitation

Une fois les participants réunis, l’animation et la facilitation rentrent en jeu (Lot n°3). Les agents publics ou les prestataires en charge de ces missions préparent et structurent les échanges, organisent les ateliers et veillent à ce que chacun puisse s’exprimer dans de bonnes conditions. Pour cela, de nombreuses techniques d’intelligence collective existent afin de faciliter l’expression de tous (voir lien fiche thématique). Un déroulé minuté détaille les différentes séquences et le contenu de chaque atelier ou réunion.

Le rôle des facilitateurs ne se limite donc pas à distribuer la parole. Ils doivent aussi réussir à créer un cadre de confiance suffisant, en gérant notamment les éventuelles tensions, dans le but de créer un véritable espace de délibération collective où chaque participant se sent légitime de participer.

De plus, pour favoriser une délibération de qualité, il est essentiel que les citoyens soient suffisamment informés des thématiques abordées. Il est donc généralement attendu des prestataires qu’ils garantissent un accès égal à l’information à tous, de manière compréhensible et neutre. Il peut leur être demandé de vulgariser les contenus techniques, en produisant des supports visuels ou numériques ou en faisant appel à des experts lorsque les sujets abordés sont suffisamment complexes.

La position de l’animateur impose donc une certaine neutralité vis-à-vis des parties prenantes. En effet, la présence d’un tiers peut favoriser, voire débloquer des discussions, mais aussi apporter de la crédibilité à la démarche participative, notamment par une restitution objective des échanges. En effet, comme il est nécessaire de capitaliser sur les savoirs produits, les facilitateurs doivent veiller à synthétiser convenablement l’ensemble des discussions.

À cela s’ajoute le fait que l’on attribue de plus en plus souvent à certains d’entre eux un rôle de « personne de confiance » ou de « personne de contact ». À la différence des facilitateurs qui animent les échanges collectifs, ces personnes constituent un point de référence pour les participants. Elles peuvent être sollicitées en cas de difficulté, de sentiment de malaise ou de conflit au cours du processus participatif. Présentes pour écouter les préoccupations et guider les participants en intervenant si nécessaire, elles contribuent à maintenir un cadre de participation agréable et respectueux.

Enfin, l’organisation de ces processus implique d’autres tâches plus génériques. En fonction du modèle du dispositif choisi ou du public sollicité, il peut être nécessaire d’établir un service de traduction, de médiation ou de gestion des aspects pratiques ou logistiques, comme la location de salle ou la réservation de catering. Une identification en amont des besoins spécifiques de chacun et chacune, comme la présence d’une garderie pour les parents ou d’un traducteur en langue des signes, permettra à tous d’être dans les meilleures conditions pour s’impliquer pleinement dans la délibération. Ces tâches ne sont pas propres aux dispositifs participatifs mais restent néanmoins essentielles à leur bon fonctionnement.

Pour aider à l’internalisation des compétences au sein des administrations, le Service de la Participation organise régulièrement des ateliers et des formations sur la question des méthodes d’animation et des techniques de facilitation.

2.3 Après : Restitution, évaluation et suivi

Le travail autour d’une démarche de participation va au-delà du seul temps de mise en présence des participants. La phase finale d’un processus participatif est consacrée à la valorisation et à l’interprétation des contributions citoyennes, ainsi qu’au suivi de leurs effets.

Les professionnels de la participation interviennent ici pour analyser les données produites lors des échanges. Ce travail d’analyse peut déboucher sur la production de recommandations ou de rapports destinés aux décideurs politiques. Il s'agit à la fois de restituer fidèlement la parole des participants recueillie durant les échanges et de la rendre exploitable publiquement. Il arrive régulièrement que les citoyens soient directement impliqués pendant et après le processus participatif afin d'éviter une déformation de leurs propos.

Cette étape inclut également une dimension d’évaluation (Lot n°6). Celle-ci vise à apprécier la qualité du dispositif, son efficacité et ses effets, tant du point de vue des participants que des organisateurs, notamment selon des critères qui auront été définis en amont. L’évaluation peut être réalisée en interne, sous forme d’auto-évaluation en interrogeant les participants, ou confiée à un acteur externe, notamment pour garantir un regard plus neutre. Il existe également des dispositifs de plus grande échelle disposant de leur propre comité d’évaluation composé d’experts académiques et de praticiens, comme les assemblées délibératives du Parlement bruxellois.

Ces étapes sont essentielles car elles permettront par la suite d’effectuer un véritable suivi pour les participants dans le but de les informer sur la manière dont leurs contributions ont été, ou non, prises en compte. Cette transparence est essentielle pour maintenir la confiance des citoyens dans les démarches participatives et éviter un sentiment d’instrumentalisation ou d’inefficacité.

2.4 Coordination et transversalité

Au-delà de leur inscription dans les différentes phases du processus participatif, les métiers de la participation reposent fortement sur des capacités de coordination transversale. Les professionnels sont amenés à piloter des dispositifs souvent complexes, prévus sur le temps long et impliquant une grande diversité d’acteurs et de spécialités thématiques. Cela suppose également d’assurer un suivi continu et d’ajuster le processus au fil de son déploiement lorsque cela s’avère nécessaire.

Les professionnels de la participation se positionnent le plus souvent comme des intermédiaires entre différentes compétences et services techniques (Bottin, 2023). Ils œuvrent à garantir la méthode et la procédure, sans nécessairement être directement des spécialistes de la matière mise en débat.

Cette transversalité se manifeste particulièrement dans la place qu’occupe la communication tout au long des différentes phases d'un processus participatif (Lot n°4). Ces professionnels doivent à la fois informer, mobiliser et maintenir l’engagement des participants, tout en assurant un dialogue constant avec les autres services et parties prenantes impliquées. Cela oblige à établir une stratégie globale mais aussi à assurer la production de supports diversifiés durant l’ensemble du processus, de la mobilisation jusqu’à la diffusion des résultats. La création et la gestion d’une plateforme numérique peuvent également être une mission pour ces acteurs de la participation.