Comment choisir et aménager le lieu d’un événement participatif ?

10 points d’attention

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Comment choisir et aménager le lieu d’un événement participatif ?

Le lieu dans lequel se déroule un événement participatif doit être propice au dialogue, inclusif, collaboratif et accueillant. Guidés par les objectifs et le format de l’événement, le choix et l’aménagement de ce lieu requièrent donc une attention particulière. Voici 10 points d’attention à considérer.

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1. Définition des objectifs et du format de l’événement

La première étape consiste à définir les objectifs de l’événement et les formats pour les atteindre :

  • présentations d’experts pour transmettre des informations,
  • discussions de groupe pour favoriser l’échange d’idées,
  • ateliers pour développer des compétences, etc.

2. Choix de la salle

Le lieu doit bénéficier :

  • d’un bon emplacement,
  • d’une accessibilité pour tous,
  • des commodités essentielles,
  • d’un niveau acoustique propice à l’écoute et à la concentration.

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3. Disposition et mobilier

La disposition et le mobilier doivent encourager l'interaction et l'engagement.

En fonction des besoins, il faut prévoir différentes configurations :

  • espace pour les sessions plénières,
  • zones avec chaises pour les discussions en sous-groupes,
  • espace pour les activités qui nécessitent de se tenir debout.

Bon à savoir

Pour un format en « îlots » (ou « cabaret »), le nombre idéal est de 5 à 6 personnes par table.

4. Gestion de l’espace et du bruit

Les personnes présentes doivent aisément accéder à toutes les zones.

Si plusieurs groupes sont installés dans une même salle, il est utile de prévoir des cloisons pour créer des espaces distincts et maîtriser l'acoustique.

5. Installation audiovisuelle

L’ installation audiovisuelle doit garantir que les contenus soient livrés avec clarté. Cela implique :

  • des équipements (projecteurs, écrans, son, etc.) de qualité ;
  • un test du matériel avant l'événement ;
  • une bonne acoustique de la salle.

6. Confort et accessibilité

En termes de confort, les principaux points auxquels veiller sont : 

  • un éclairage adéquat,
  • le contrôle de la température,
  • la qualité des sièges,
  • des surfaces murales permettant d'afficher des informations et/ou des tableaux blancs,
  • la possibilité de se détendre et de sortir à l’air libre.

L’accessibilité à toutes et tous est essentielle. Cela implique :

  • des aménagements spécifiques pour les personnes en situation de handicap,
  • une facilité d'accès en transports en commun et de stationnement.

7. Décoration et atmosphère

La décoration permet de créer une atmosphère accueillante et inclusive. Elle soutient aussi les messages de l’événement (bannières, panneaux, etc.).

Il est important d’accueillir les participants et participantes avec du café, du thé et des collations. Pour les événements de longue durée, il est nécessaire de prévoir un espace dédié à la restauration, permettant de se ressourcer et de réseauter.

8. Matériel d’animation

Les citoyens et citoyennes doivent avoir à leur disposition le matériel nécessaire à leur participation, tel que :

  • programme et ordre du jour,
  • documents informatifs,
  • blocs-notes et stylos,
  • badges nominatifs, etc.

9. Soutien logistique

Le soutien logistique de l’événement comprend notamment :

  • du personnel ou des bénévoles pour les inscriptions, et l’assistance aux participants et participantes,
  • un point de contact identifiable pour que toute personne sache où obtenir de l'aide.

10. Facilitation

La facilitation guide les échanges afin que toutes les voix soient entendues et respectées.

Des activités de groupe, jeux brise-glace ou séances de questions-réponses encouragent la participation et l'interaction.